HAKIKAT ADMINISTRASI PERKANTORAN
A.Pengertian Kantor
Kantor dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti gedung, ruang, atau tempat untuk melakukan suatu pekerjaan organisasi (perusahaan). Kantor berasal dari bahsa Belanda, yaitu Kantor yang berarti 3 hal, yaitu :
1. Ruang atau kamar kerja atau ruang tulis
2. Ruang tempat seorang pengusaha dan staf menjalankan aktivitas-aktivitas usaha pokoknya.
3. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.
Berikut ini beberapa pendapat dari para ahli mengenai definisi kantor:
1. J.C. Denyer dalam bukunya Office Administration mengatakn bahwa kantor adalah setiap tempat, dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan, dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut.
2. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo, dalam bukunya Dasar-Dasar Office Management, mengatakan bahwa kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staff personil, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.
3. Drs. Moekijat, dalam bukunya Tatalaksana Kantor, mengatakan bahwa kantor adalah sebagai tempat, di mana pekerjaan tata usaha dilaksanakan.
B. Fungsi Kantor
1. Menerima Informasi
Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis.
2. Merekam Informasi
Kantor berfungsi untuk merekam infomasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/alat bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.
3. Mengatur Informasi
Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaat kan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya: laporan kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara lengkap dan jelas.
4. Memberi Informasi
Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.
5. Melindungi Asset/harta
Kantor juga berfungsi untuk emlindungi asset atau harta (informasi atau data), baik tempat penyimpananna, maupun isi dari informasia atau data tersebut sehingga tidak jatuh kepada pihak yang tidak bertanggung jawab.
C. Pengertian Adminstrasi Perkantoran
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministratif yang berarti to serve (melayaani). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi krgiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik , agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (cirecical work) (Suwarno Handayaningrat,1988:2)
Secara ilmu, menurut Leonarad D. White (dalam Introduction to study of Public Adminsitration), administasi adalah suatu proses yang pada umumnya tedapat pada semua usaha kelompok negara atau swasta, sipil, atau militer, usaha besar atau kecil, dan sebagainya. The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencpai tujuan tertentu.
William H. Newman (dalam Administratie Action The technques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang kea rah pencapaian tujuan bersama. Sondang P. Siagian (dalam fisafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasam antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalias tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Kesimpulan :
“ Administrasi Perkantoran adalah ilmu yang ditujukan guna merencanakan, mengarahkan, mengorganisasikan, dan menggerakkan sumber daya yang dimiliki oleh sebuah organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. “
Jumat, 11 Maret 2016
Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan
Mengarungi Bahtera Keadilan Bangsa Indonesia
A. Bagaimana Hubungan Hukum, Keadilan, dan Ketertiban?
1. Makna Hukum
Pengakuan hukum di Indonesia saat ini dibutuhkan tidak hanya untuk membuktikan bahwa pemerintah peduli terhadap penegakkan hukum, tetapi yang lebih penting adalah untuk menciptakan kepastian hukum di segala bidang. Berbagai masalah kehidupan berbangsa dan bernegara kerapkali dimulai dari lemahnya kesadaran seluruh komponen bangsa untuk menaati dan mengakkan hukum.
Beberapa definisi hukum telah dibuat oleh para ahli hukum, di antaranya sebagai berikut.
1) Immanuel Kant
Hukum ialah keseluruhan syarat-syarat yang dengan ini kehendak bebas dari orang yang satu dapat menyesuaikan diri dengan kehendak bebas dari orang yang lain, menuruti peraturan hukum tentang kemerdekaan.
2) Leon Duguit
Hukum ialah aturan tingkah laku anggota masyarakat, aturan yang daya penggunaannya pada saat tertentu diindahkan oleh suatu masyarakat sebagai jaminan dari kepentingan bersama dan yang jika dilanggar menimbulkan reaksi bersama terhadap orang yang melakukan pelanggaran itu.
3) E.M. Meyers
Hukum ialah semua aturan yang mengandung pertimbangan kesusilaan, ditujukan kepada tingkah laku manusia dalam masyarakat, dan yang menjadi pedoman bagi penguasa-penguasa negara dalam melakukan tugasnya.
4) S.M. Amin
Kumpulan-kumpulan peraturan yang terdiri dari norma dan sanksi-sanksi itu disebut hukum dan tujuan hukum itu adalah mengadakan ketatatertiban dalam pergaulan manusia sehingga keamanan dan ketertiban terpelihara.
5) J.C.T. Simorangkir
Hukum ialah peraturan-peraturan yang bersifat memaksa, yang menentukan tingkah laku manusia dalam lingkungan masyarakat yang dibuat oleh badan-badan resmi yang berwajib, pelanggaran mana terhadap peraturan-peraturan tadi berakibat diambilnya tindakan yaitu dengan hukuman tertentu.
6) M.H. Tirtaatmidjaja
Hukum ialah semua aturan (norma) yang harus diturut dalam tingkah laku tindakan-tindakam dalam pergaulan hidup dengan ancaman mesti mengganti krugoan, jika melanggar aturan-aturan itu akan membahayakan diri sendiri atau harta, umpamanya orang akan kehilangan kemerdekaannya, didenda, dan sebagainya.
Dahulu ada tiga orang filsuf terkenal yang mengemukakan teori mengenai keadilan terebut, yaitu Aristoteles, Plato dan Thomas.
1) Teori Keadilan Menurut Aristoteles
Arisoteles mengemukakan lima jenis perbuatan yang dapat digolongakn adil. Kelima jenis keadilan yang dikemukakan oleh Aristoteles adalah sebagai berikut.
a) Keadilan Komutatif
Keadilan komutatif adalah perlakuan terhadap seseorang dengan tidak melihat jasa-jasa yang telah diberinya.
b) Keadilan Distributif
Keadilan Distributuf adalah perlakuan terhadap seseorang dengan jasa-jasa yang telah diberkannya.
c) Keadilan Kodrat Alam
Keadilan kodrat alam dalh memeberi sesuatu dengan yang diberikan oleh orang lain kepada kita.
d) Keadilan Konvensional
Keadilan konvensional adalah kondisi jika seorang warga neara telah mentaati seala peraturan perundang-undangan yang telah dikeluarkan.
e) Keadilan Perbaikan
Perbuatan adil emnurut perbaikan adalah jika seseorang telah berusaha memulihkan nama baik orang lain yang tercemar. Misalnya, orang yang tidak bersalah maka nama baiknya darus direhabilitasi.
2) Teori Keadilan Menurut Plato
Ada dua teori keadilan yang dikemukakan oleh Plato, yaitu sebagai berikut.
a) Keadilan Moral
Suatu perbuatan dapat dikatakan adil secara moral apabila telah mampu memberikan perlakuan yang seimbang (selaras) antara hak dan kewajibannya.
b) Keadilan Prosedural
Suatu perbuatan ini dikatakan adil secaara procedural jikaseseorang telah mampu melaksanan perbuatan adil berdasarkan tata cara yang telah ditetapkan.
3) Teori Keadilan Menurut Thomas Hobbes
Menurut Thomas Hobbes, suatu perbuatan dikatakan adil apabila didasarkan pada prjanjian-perjanjian tertentu. Artinya, seseorang yang berbuat berdasarkan perjanjian yang disepakatinya bisa dikatakan adil. Teori keadilan ini oleh Prof. Dr. Notonegoro, S.H. ditambahkan dengan adanya keadilan legalitas atau keadilan hukum, yaitu suatu kedaan dikatakn adil jika sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
Gambar 1.1
A. Bagaimana Hubungan Hukum, Keadilan, dan Ketertiban?
1. Makna Hukum
Pengakuan hukum di Indonesia saat ini dibutuhkan tidak hanya untuk membuktikan bahwa pemerintah peduli terhadap penegakkan hukum, tetapi yang lebih penting adalah untuk menciptakan kepastian hukum di segala bidang. Berbagai masalah kehidupan berbangsa dan bernegara kerapkali dimulai dari lemahnya kesadaran seluruh komponen bangsa untuk menaati dan mengakkan hukum.
Beberapa definisi hukum telah dibuat oleh para ahli hukum, di antaranya sebagai berikut.
1) Immanuel Kant
Hukum ialah keseluruhan syarat-syarat yang dengan ini kehendak bebas dari orang yang satu dapat menyesuaikan diri dengan kehendak bebas dari orang yang lain, menuruti peraturan hukum tentang kemerdekaan.
2) Leon Duguit
Hukum ialah aturan tingkah laku anggota masyarakat, aturan yang daya penggunaannya pada saat tertentu diindahkan oleh suatu masyarakat sebagai jaminan dari kepentingan bersama dan yang jika dilanggar menimbulkan reaksi bersama terhadap orang yang melakukan pelanggaran itu.
3) E.M. Meyers
Hukum ialah semua aturan yang mengandung pertimbangan kesusilaan, ditujukan kepada tingkah laku manusia dalam masyarakat, dan yang menjadi pedoman bagi penguasa-penguasa negara dalam melakukan tugasnya.
4) S.M. Amin
Kumpulan-kumpulan peraturan yang terdiri dari norma dan sanksi-sanksi itu disebut hukum dan tujuan hukum itu adalah mengadakan ketatatertiban dalam pergaulan manusia sehingga keamanan dan ketertiban terpelihara.
5) J.C.T. Simorangkir
Hukum ialah peraturan-peraturan yang bersifat memaksa, yang menentukan tingkah laku manusia dalam lingkungan masyarakat yang dibuat oleh badan-badan resmi yang berwajib, pelanggaran mana terhadap peraturan-peraturan tadi berakibat diambilnya tindakan yaitu dengan hukuman tertentu.
6) M.H. Tirtaatmidjaja
Hukum ialah semua aturan (norma) yang harus diturut dalam tingkah laku tindakan-tindakam dalam pergaulan hidup dengan ancaman mesti mengganti krugoan, jika melanggar aturan-aturan itu akan membahayakan diri sendiri atau harta, umpamanya orang akan kehilangan kemerdekaannya, didenda, dan sebagainya.
Dahulu ada tiga orang filsuf terkenal yang mengemukakan teori mengenai keadilan terebut, yaitu Aristoteles, Plato dan Thomas.
1) Teori Keadilan Menurut Aristoteles
Arisoteles mengemukakan lima jenis perbuatan yang dapat digolongakn adil. Kelima jenis keadilan yang dikemukakan oleh Aristoteles adalah sebagai berikut.
a) Keadilan Komutatif
Keadilan komutatif adalah perlakuan terhadap seseorang dengan tidak melihat jasa-jasa yang telah diberinya.
b) Keadilan Distributif
Keadilan Distributuf adalah perlakuan terhadap seseorang dengan jasa-jasa yang telah diberkannya.
c) Keadilan Kodrat Alam
Keadilan kodrat alam dalh memeberi sesuatu dengan yang diberikan oleh orang lain kepada kita.
d) Keadilan Konvensional
Keadilan konvensional adalah kondisi jika seorang warga neara telah mentaati seala peraturan perundang-undangan yang telah dikeluarkan.
e) Keadilan Perbaikan
Perbuatan adil emnurut perbaikan adalah jika seseorang telah berusaha memulihkan nama baik orang lain yang tercemar. Misalnya, orang yang tidak bersalah maka nama baiknya darus direhabilitasi.
2) Teori Keadilan Menurut Plato
Ada dua teori keadilan yang dikemukakan oleh Plato, yaitu sebagai berikut.
a) Keadilan Moral
Suatu perbuatan dapat dikatakan adil secara moral apabila telah mampu memberikan perlakuan yang seimbang (selaras) antara hak dan kewajibannya.
b) Keadilan Prosedural
Suatu perbuatan ini dikatakan adil secaara procedural jikaseseorang telah mampu melaksanan perbuatan adil berdasarkan tata cara yang telah ditetapkan.
3) Teori Keadilan Menurut Thomas Hobbes
Menurut Thomas Hobbes, suatu perbuatan dikatakan adil apabila didasarkan pada prjanjian-perjanjian tertentu. Artinya, seseorang yang berbuat berdasarkan perjanjian yang disepakatinya bisa dikatakan adil. Teori keadilan ini oleh Prof. Dr. Notonegoro, S.H. ditambahkan dengan adanya keadilan legalitas atau keadilan hukum, yaitu suatu kedaan dikatakn adil jika sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
Kamis, 10 Maret 2016
Pendidikan Agama Islam
MENTELADANI DAKWAH RASUL ALLAH SAW PERIODE MEKKAH
A. Proses Dakwah Rasulullah SAW Periode Mekah
Pengangkatan Nabi Muhammad SAW pada malam 17 Ramadhan bertepatan tanggal 6
Agustus 610 M, Nabi Muhammad SAW saat beliau bertafakur di Gua Hira, atas izin Allah SWT. Malaikat Jibril datang menyampaikan amanat Allah SWT Nabi Muhammad SAW diminta membaca dan merenungkan Surat Al-‘Alaq 1 sampai 5 secara berulang-ulang. Ini merupakan wahyu pertama yang diterima Nabi SAW yang saat itu beliau menginjak usia 40 tahun. Nabi Muhammadd SAW merupakan figure yang kemunculannya telah tertuang dalam kitab-kitab Allah sebelum Al Quran. Wahyu itu turun kepada beliau selama kurang lebih 23 tahun. Beliau dinyatakan sebagai penutup para Nabi.
B. Strategi Dakwah Muhammad SAW Periode Mekkah
Sebagaimana halnya para Nabi sebelumnya, Muhammad SAW mengajarkan prinsip-prinsip moral yang tinggi untuk meningkatkan semangat ketauhidan dan kebajikan pada diri seseorang, sehingga akan merupakan kecenderungan alami untuk men-Tuhankan SWT dan berbuat baik kepada sesama. Keragu-raguan dan apa yang terjadi di malam itu (17 Ramadhan), seribu tanya berada dibenaknya. Mampukah Nabi saw menjalankan tugsnya sebagai utusan Tuhan. Siti Khadijah, istri Nabi SAW yang sangat setia adalah orang yang pertama kali mengimani kerasulan Muhammad SAW. Apalagi setelah kejadian itu disampaikan kepada pendeta Nasrani yang bernama Waraqah bin Naufal. Ia membenarkan pengangkatan Muhammad SAW sebagai Nabi/Rasul.
Dengan bekal keyakinan dan ketulusan hati serta semangat dari istri terecinta Siti Khadijah, Nabi SAW mulai mencoba menyampaikan amanat Allah SWT kepada masyarakt di lingkunganya.
Dalam periode ini ada dua cara berdakwah, yaitu :
1. Dakwah islam secara diam-diam
2. Dakwah islam secara terang-terangan
Hikmah Sejarah Periode Mekkah, antara lain sebagai berikut.
1. Menyadari bahwa melalui sifat sabar, ulet, lemah-lembut dan tidak merusak dalam menjalankan amar ma’ruf nahi munkar pasti akan mendapatkan pertolongan Allah SWT.
2. Menyadari dan memahami baha Nabi tidak bisa memberi petunnjuk (hidayah) kepada siapapun kecuali Allah SWT yang berhak memberinya.
3. Memahami bahwa Allah SWT selalu akn menguji seseoang yang akn terpilih menjadi utusan rasul-Nya.
4. Dapat mengambil contoh cara-cara berdakah yang dilakukan Nabi SAW yaitu sangat bijaksana, pandai menggunakan kesempatan yang berharga, dapat menarik perhatian orang tanpa menimbulkan kebosanan.
5. Dapat meneladani Nabi sebagai predikat Uswatun Hasanah dalam kehidupan keseharian.
A. Proses Dakwah Rasulullah SAW Periode Mekah
Pengangkatan Nabi Muhammad SAW pada malam 17 Ramadhan bertepatan tanggal 6
Agustus 610 M, Nabi Muhammad SAW saat beliau bertafakur di Gua Hira, atas izin Allah SWT. Malaikat Jibril datang menyampaikan amanat Allah SWT Nabi Muhammad SAW diminta membaca dan merenungkan Surat Al-‘Alaq 1 sampai 5 secara berulang-ulang. Ini merupakan wahyu pertama yang diterima Nabi SAW yang saat itu beliau menginjak usia 40 tahun. Nabi Muhammadd SAW merupakan figure yang kemunculannya telah tertuang dalam kitab-kitab Allah sebelum Al Quran. Wahyu itu turun kepada beliau selama kurang lebih 23 tahun. Beliau dinyatakan sebagai penutup para Nabi.
B. Strategi Dakwah Muhammad SAW Periode Mekkah
Sebagaimana halnya para Nabi sebelumnya, Muhammad SAW mengajarkan prinsip-prinsip moral yang tinggi untuk meningkatkan semangat ketauhidan dan kebajikan pada diri seseorang, sehingga akan merupakan kecenderungan alami untuk men-Tuhankan SWT dan berbuat baik kepada sesama. Keragu-raguan dan apa yang terjadi di malam itu (17 Ramadhan), seribu tanya berada dibenaknya. Mampukah Nabi saw menjalankan tugsnya sebagai utusan Tuhan. Siti Khadijah, istri Nabi SAW yang sangat setia adalah orang yang pertama kali mengimani kerasulan Muhammad SAW. Apalagi setelah kejadian itu disampaikan kepada pendeta Nasrani yang bernama Waraqah bin Naufal. Ia membenarkan pengangkatan Muhammad SAW sebagai Nabi/Rasul.
Dengan bekal keyakinan dan ketulusan hati serta semangat dari istri terecinta Siti Khadijah, Nabi SAW mulai mencoba menyampaikan amanat Allah SWT kepada masyarakt di lingkunganya.
Dalam periode ini ada dua cara berdakwah, yaitu :
1. Dakwah islam secara diam-diam
2. Dakwah islam secara terang-terangan
Hikmah Sejarah Periode Mekkah, antara lain sebagai berikut.
1. Menyadari bahwa melalui sifat sabar, ulet, lemah-lembut dan tidak merusak dalam menjalankan amar ma’ruf nahi munkar pasti akan mendapatkan pertolongan Allah SWT.
2. Menyadari dan memahami baha Nabi tidak bisa memberi petunnjuk (hidayah) kepada siapapun kecuali Allah SWT yang berhak memberinya.
3. Memahami bahwa Allah SWT selalu akn menguji seseoang yang akn terpilih menjadi utusan rasul-Nya.
4. Dapat mengambil contoh cara-cara berdakah yang dilakukan Nabi SAW yaitu sangat bijaksana, pandai menggunakan kesempatan yang berharga, dapat menarik perhatian orang tanpa menimbulkan kebosanan.
5. Dapat meneladani Nabi sebagai predikat Uswatun Hasanah dalam kehidupan keseharian.
Rabu, 09 Maret 2016
Pengertian Administrasi Kearsipan
Ilustrasi Administrasi Kearsipan
Administrasi Kearsipan (filing) yaitu penyelenggaraan administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu-lintas surat-menyurat keluar dan masuk. Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis.
Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: penyimpanan (sorting), penempatan (placing), dan penemuan kembali (Mulyono, dkk. 1985:3).
Administrasi kearsipan atau filling adalah suatu proses kegiatan pegaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, hingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.
Sistem kearsipan yang baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Mudah dilaksanakan, hingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanannya, pengambilan, maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
2. Mudah dimengerti, sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
3. Murah/Ekonomis, dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat.
5. Mudah dicapai, sehingga memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.
6. Cocok bagi organisasi, dalam arti sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
7. Fleksibel atau luwes, hingga dapat diterapkan disetiap satuan organisasi yang dapat mengikuti perkembangan organisasi.
8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Artinya dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, atau yang tidak berwenang dan bertugas dalam bidang kearsipan, dan dari berbegai bentuk kerusakan yang desebabkan oleh binatang seperti rayap, serangga, bahkan dengan kelembaban udaranya, dan sebagainnya.
9. Mempermudah pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip), dan sebagainya.
Fungsi Kearsipan
Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi menjadi dua yaitu :
Arsip dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi/kantor.
Arsip dinamis In Aktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja.
b. Arsip Statis
Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebengsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Perlindungan Arsip
Perlindungan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi (kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan /perusak arsip) sehingga arsip tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).
Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip :
1. Tidak hilang.
2. Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab.
3. Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/kepentingan pribadi.
4. Tidak cepat/mudah rusak.
Penyimpanan arsip
Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
1. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
3. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Ilustrasi Administrasi Kearsipan
Administrasi Kearsipan (filing) yaitu penyelenggaraan administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu-lintas surat-menyurat keluar dan masuk. Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis.
Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi: penyimpanan (sorting), penempatan (placing), dan penemuan kembali (Mulyono, dkk. 1985:3).
Administrasi kearsipan atau filling adalah suatu proses kegiatan pegaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, hingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan.
Sistem kearsipan yang baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Mudah dilaksanakan, hingga tidak menimbulkan kesulitan baik dalam penyimpanannya, pengambilan, maupun dalam pengembalian arsip-arsip.
2. Mudah dimengerti, sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam pelaksanaannya.
3. Murah/Ekonomis, dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
4. Tidak memakan tempat.
5. Mudah dicapai, sehingga memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan cepat ditemukan, apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.
6. Cocok bagi organisasi, dalam arti sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi.
7. Fleksibel atau luwes, hingga dapat diterapkan disetiap satuan organisasi yang dapat mengikuti perkembangan organisasi.
8. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip. Artinya dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, atau yang tidak berwenang dan bertugas dalam bidang kearsipan, dan dari berbegai bentuk kerusakan yang desebabkan oleh binatang seperti rayap, serangga, bahkan dengan kelembaban udaranya, dan sebagainnya.
9. Mempermudah pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam pengawasan, yaitu dengan menggunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip), dan sebagainya.
Fungsi Kearsipan
Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi menjadi dua yaitu :
Arsip dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi/kantor.
Arsip dinamis In Aktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja.
b. Arsip Statis
Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebengsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Perlindungan Arsip
Perlindungan arsip adalah usaha untuk melindungi arsip dari berbagai kemungkinan yang terjadi (kejadian, peristiwa, perbuatan, serangan hama pemakan /perusak arsip) sehingga arsip tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).
Tujuan perlindungan arsip ialah mengadakan penjagaan agar arsip-arsip :
1. Tidak hilang.
2. Tidak jatuh ke tangan-tangan orang yang tidak bertanggung jawab.
3. Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/kepentingan pribadi.
4. Tidak cepat/mudah rusak.
Penyimpanan arsip
Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
1. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
2. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
3. Pengembalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Contoh Arsip
Langganan:
Postingan (Atom)