Pengantar Administrasi Perkantoran

HAKIKAT ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.Pengertian Kantor
Kantor dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti gedung, ruang, atau tempat untuk melakukan suatu pekerjaan organisasi (perusahaan). Kantor berasal dari bahsa Belanda, yaitu Kantor yang berarti 3 hal, yaitu :

1. Ruang atau kamar kerja atau ruang tulis
2. Ruang tempat seorang pengusaha dan staf menjalankan aktivitas-aktivitas usaha pokoknya.
3. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.

Berikut ini beberapa pendapat dari para ahli mengenai definisi kantor:

1. J.C. Denyer dalam bukunya Office Administration mengatakn bahwa kantor adalah setiap tempat, dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan, dengan nama apapun juga diberikan kepada tempat tersebut.

2. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo, dalam bukunya Dasar-Dasar Office Management, mengatakan bahwa kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staff personil, dan operasi ketatausahaan, guna membantu pimpinan.

3. Drs. Moekijat, dalam bukunya Tatalaksana Kantor, mengatakan bahwa kantor adalah sebagai tempat, di mana pekerjaan tata usaha dilaksanakan.

B. Fungsi Kantor
1. Menerima Informasi
Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis.
2. Merekam Informasi
Kantor berfungsi untuk merekam infomasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/alat bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.
3. Mengatur Informasi
Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaat kan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya: laporan kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara lengkap dan jelas.
4. Memberi Informasi
Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.
5. Melindungi Asset/harta
Kantor juga berfungsi untuk emlindungi asset atau harta (informasi atau data), baik tempat penyimpananna, maupun isi dari informasia atau data tersebut sehingga tidak jatuh kepada pihak yang tidak bertanggung jawab.

C. Pengertian Adminstrasi Perkantoran
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministratif yang berarti to serve (melayaani). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi krgiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik , agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (cirecical work) (Suwarno Handayaningrat,1988:2)
Secara ilmu, menurut Leonarad D. White (dalam Introduction to study of Public Adminsitration), administasi adalah suatu proses yang pada umumnya tedapat pada semua usaha kelompok negara atau swasta, sipil, atau militer, usaha besar atau kecil, dan sebagainya. The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencpai tujuan tertentu.
William H. Newman (dalam Administratie Action The technques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang kea rah pencapaian tujuan bersama. Sondang P. Siagian (dalam fisafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasam antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalias tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Kesimpulan :
“ Administrasi Perkantoran adalah ilmu yang ditujukan guna merencanakan, mengarahkan, mengorganisasikan, dan menggerakkan sumber daya yang dimiliki oleh sebuah organisasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. “